クラウド型勤怠管理システムとは？メリットと導入について解説
クラウド型勤怠管理システムの導入を検討している企業の中には「そもそもクラウド型勤怠管理システムってどういうシステムなの？」と疑問に思われている方や、「導入することで得られる具体的なメリットが知りたい」と考えている方も多いのではないでしょうか？
そこで、今回はクラウド型勤怠管理システムの概要と、導入することで得られるメリットやデメリットに加え、クラウド型勤怠管理システムを選択するときのポイントまで解説していきます。
クラウド型勤怠管理システムの導入を検討されている方はぜひ、参考にしてください。
INDEX
クラウド型勤怠管理システムとは？
クラウド型勤怠管理システムとは、オンラインのクラウドサーバーを活用して従業員の勤怠管理を行うシステムです。 クラウドサーバーの活用により、従来のパッケージ（オンプレミス）型の勤怠管理システムのように自社でサーバーを用意する必要がなく、サーバーを設置するスペースや初期費用などのコスト削減が可能となります。 さらに、インターネットへの接続が可能な環境であればどこでも利用できるため、テレワークを導入している企業や、従業員が他社に駐在しているSES企業などに最適な勤怠管理システムです。
クラウド型勤怠管理システムのメリット
では、クラウド型勤怠管理システムを導入することには具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか？ ここでは、クラウド型勤怠管理システムを導入する具体的なメリットについて解説していきます。
勤怠管理にかかるコストを削減できる
パッケージ（オンプレミス）型の勤怠管理システムでは、初期費用だけでも300,000円～1,000,000円程のコストがかかるうえに、運用保守費用も毎月かかります。 一方で、クラウド型勤怠管理システムは、初期費用が無料、もしくは安価に設定されているサービスが多く、初期費用の大幅な削減が可能です。 また、毎月かかるコストも、多くの場合は従業員1人あたり200～500円程度となっており、パッケージ（オンプレミス）型の勤怠管理システムに比べ、コストを大幅に削減できることがわかります。
労働基準法を遵守した勤怠管理ができる
2019年4月から順次施行されている「働き方改革関連法（働き方改革を推進するための関係法律の整備に関する法律）」により、労働基準法や労働安全衛生法が改正されました。 これにより、労働時間を客観的な記録に基づいて把握すること、残業時間の上限の規制、勤務時間インターバル制度の導入など、従業員の働きすぎを防ぎ、勤務時間を適切に管理することが義務づけられています。 これに伴い、従来のように紙の出勤簿だけの自己申告で勤怠管理を行っていた企業は、方法を改める必要があり、従業員の残業時間についても正確に管理する必要が出てきました。 このような法改正に対しても、クラウド型勤怠管理システムを導入することで、従来の方式に比べて正確かつ客観的に従業員の勤怠管理ができ、労働基準法を遵守した適正な労働時間管理が可能となります。
法改正にも迅速に対応できる
2019年に施行された働き方改革のように、労働基準法は時代とともに常に改正されていきます。そのため、勤怠管理にまつわる法律が改正された場合、勤怠管理を行う方法や勤務に関する規則も変えていく必要があるでしょう。 パッケージ（オンプレミス）型の勤怠管理システムを利用する場合は、法律が改正される度に担当者が迅速にシステムの変更を行う必要があります。万が一、対応漏れなどがあった際は、その企業が罰則を受ける恐れも出てくるからです。 一方で、クラウド型勤怠管理システムの多くは、法改正が行われた際は自動的にアップデートが実行されます。そのため、担当者の見落としや対応漏れによるミスも防げますし、担当者の業務負担の軽減も可能です。
複数拠点での勤怠管理もしやすい
パッケージ（オンプレミス）型の勤怠管理システムでは、拠点ごとに打刻データの集計を行い、それをもとにシステムに入力していくという手間がありました。 それに加え、他社に駐在させているエンジニアが多いSES企業や、テレワークを導入している企業の場合、従業員が社内にいないため、昔ながらのタイムカードを利用した勤怠管理では難しいでしょう。 その点、クラウド型の勤怠管理システムはスマートフォンやICカード、パソコンなどを使ってどこからでも勤怠記録をつけることが可能です。GPS打刻という、打刻データと位置情報を同時に記録できる機能を使えば、データの正確さと客観性はより高まるでしょう。 また、クラウドサーバーを利用しているため、複数の拠点を持つ企業でも打刻データを一元管理でき、集計等の手間も削減できます。
他システムとの連携により業務の効率化が実現
クラウド型勤怠管理システムの中には、給与計算システムやシフト管理システムといった他のシステムと連携できるものも多く存在します。 従来型の勤怠管理システムでは、上記のデータ確認や集計を別々に行わなくてはならないため、時間と手間がかかってしまい、ヒューマンエラーも起こりやすいでしょう。 その点、クラウド型勤怠管理システムを導入し、複数のシステムを連携させることで、勤怠時間の集計や給与の計算、シフト管理等の業務が効率的に行えるようになります。これにより、人件費や担当者の負担を大幅に削減することが可能となるのです。
サポートサービスも充実している
新たな勤怠管理システムを導入する際、不明点があればすぐに対応してもらえるサポートサービスが充実していることも、重要なポイントとなるでしょう。 電話やチャットなどを使って遠隔から初期設定をサポートしてくれるものや、設定そのものを代行してくれるもの、中には法律の専門家からアドバイスを受けられるサービスも存在します。 また、レスポンスの早さも、各社のサポート体制を比べる上で重要なポイントです。 自社が必要とするサポートサービスが利用できるか、迅速に対応してくれるかを事前に確認してから導入することで、より安心してクラウド型勤怠管理システムを利用できます。
クラウド型勤怠管理システムを導入する際の注意点
クラウド型勤怠管理システムにはメリットも多いですが、事前に知っておいた方がいい注意点もいくつか存在します。 クラウド型勤怠管理システムを導入する際に注意しておかなければならないポイントについて、順番に確認していきましょう。
システムトラブルが起きると利用できなくなる
モバイル端末やパソコン、ICカードを使って打刻するクラウド型勤怠管理システムでは、時としてインターネット上のトラブルやシステム上のトラブルなどが起きることもあるでしょう。 そういった場合、原因となるトラブルが復旧するまでは打刻ができないという状況に陥ってしまいます。 パッケージ（オンプレミス）型の勤怠管理システムと違い、サービスの提供企業からの復旧連絡を待つ形になりますので、場合によっては打刻できない状況が長引く可能性があります。 そのような予期せぬシステムトラブルが起こる可能性があることも、事前に把握しておく必要があるでしょう。
独自の基準で運用すると労働基準法違反になることも
クラウド型勤怠管理システムは、労務管理に関する知識がない方でも導入や運用がしやすいことが特徴です。 しかしその一方で、初期設定時に独自の判断で、法律で定められたものとは異なる基準による設定をしてしまうこともあります。 たとえば、労働時間の計算を独自の基準で端数処理をすることで、正確な労働時間が把握できていないケースなどです。 勤怠管理システムを使用したとしても使い方によっては法律違反になることがあるため、十分注意が必要でしょう。
従業員の働き方と合わない場合がある
現在では、多くの企業がフレックスタイム制や裁量労働制、シフト制などの変則的な労働時間制を導入しています。また、就業に関するルールも企業ごとに異なるでしょう。 クラウド型勤怠管理システムの中には、これらの多様な労働時間制や就業ルール等の働き方に対応できていないシステムも存在しています。 自社の従業員の働き方に対応していないシステムを取り入れても意味がありません。導入しようとしているサービスが、自社の働き方に対応しているかどうか、導入前によく確認するようにしてください。
導入コストがかかる
クラウド型勤怠管理システムの中には、導入の際のコストが無料のものや安価なものも多くあります。 しかし、独自の雇用形態や就業形態、就業規則を持つ企業では、システムのカスタマイズが必要となるでしょう。こういった場合は追加の料金が発生してしまうこともあるでしょう。その際、導入コストが想像よりも高くなってしまうケースがありますので注意してください。 また、勤怠管理システムの導入により業務の効率化を図れますが、それが売り上げに直結するわけではありません。 そのため、導入による費用対効果については慎重に評価する必要があります。コストに対してどれだけ業務の効率化を図れるのか、業務の高度化に向けた取り組みができるのかという点など、さまざまな視点から考えてみましょう。
システムが社内で浸透するまでに時間がかかる
システムを導入した後は、操作方法やルールについて、従業員がきちんと使いこなせるように指導し、周知させていく必要があります。 拠点数が多い企業や従業員の数が多い企業では、マニュアルの作成や講習会の実施など、さまざまな準備が必要になるでしょう。場合によっては、個別フォローを行う必要も生じてきます。 とくに従業員を多く抱えている企業ほど、システムが社内に浸透していくまでに時間を要することを、把握しておいてください。 導入したシステムをスムーズに社内に浸透させるためにも、導入後の流れやスケジュールを事前にしっかり考えておくことをおすすめします。
クラウド型勤怠管理システムを選ぶポイント
クラウド型勤怠管理システムについてのメリットとデメリットを紹介してきましたが、結局どのサービスを選べばいいのかわからない方もいらっしゃるでしょう。
ここでは、クラウド型勤怠管理システムを選ぶ際のポイントについて解説していきます。
自社の働き方に対応しているか
まずは、自社の働き方に対応しているかどうかが、重要なポイントとなります。 たとえば、テレワークを導入している企業やSES企業の場合、自社にいない従業員の出退勤管理ができるように、スマホなどでも出退勤管理ができるシステムが必要となるでしょう。 その他、フレックスタイム制などの変則的な労働時間制を導入している企業であれば、その制度に対応したシステムを選択する必要があります。 まずは自社の勤務体系に合っているシステムなのかを、必ず確認してください。
費用感が見合っているか
多くのクラウド型勤怠管理システムは、従業員数に応じた月額使用料が発生します。加えて、打刻機等の機器の提供をしてもらう場合は、設置費用やレンタル費用等が別途発生するでしょう。 機能が制限された無料プランが用意されていることもありますが、その場合は必要とする機能が無料で使えるかどうか確認する必要があります。 それぞれのシステムで、自社で必要な機能をすべて使用した場合にかかる費用をしっかり把握した上で、比較検討しましょう。
従業員にとって使いやすいか
勤怠管理システムは、全従業員が使わなければならないシステムです。 そのため、従業員が使いやすいかどうかという点も、選択する際の大きなポイントとなります。 打刻の手軽さや有給休暇取得等の申請が簡単にできるなど、従業員にとって利便性の高いシステムを取り入れましょう。 また、管理担当者にとっては、常に業務で利用するものとなりますので、システムが使いにくく、作業負担がかえって大きくなるのでは本末転倒です。 利用者にとって簡単で使いやすいシステムを選択することも、業務効率化のポイントとなるでしょう。
他システムとの連携はできるか
勤怠管理システムの中には他システムと連携できるものもありますが、連携できるシステムはサービスによって異なります。 もし給与計算システムと連携できるものであれば、さらに業務の効率化が図れますし、費用対効果も感じやすくなるでしょう。 そのため、自社が希望するシステムとの連携が可能なのかも、しっかり確認してください。
法令遵守のためのサポート機能があるか
勤怠管理では、法令遵守が必須です。 労働基準法をはじめとした勤怠管理にまつわる法律は頻繁に改正され、時代に合わせて変化していきます。 そのため、法改正の度に、迅速に自動対応してくれるシステムであるかどうかも、導入するサービスを見極める上で重要なポイントになるのです。 クラウド型勤怠管理システムの中には、残業が法令で決められた時間を超えた場合にアラートを出したり、有給休暇の取得状況を把握できたりなど、法令を遵守するためのサポート機能がついているシステムがあります。 そういった機能があるサービスを選択することで、法律違反をしてしまう可能性を下げられますので、システムを選ぶ際のポイントにしてください。
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クラウド型勤怠管理システムは自社にあったものを選ぼう
企業は法令遵守のために、従業員の労働時間を正確に把握し、管理する必要があります。 クラウド型勤怠管理システムを導入することで、従業員の出退勤や残業時間、有給休暇取得状況をしっかり管理でき、担当者の作業負担の軽減も可能です。 ただし、自社に合ったシステムでなければうまく運用できない可能性があります。 クラウド型勤怠管理システムを導入する前に、自社の従業員の働き方に合っているかどうか、必要な機能がついているのか、また他システムの連携ができるのかどうかなどを確認した上で、最適なサービスを選ぶようにしましょう。
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