36協定とは？36協定を破らないための対策法も解説！
従業員に時間外労働や休日労働を命じる際、企業が必ず締結・届け出なければならないのが36協定です。法律で定められた上限を超えると罰則や企業イメージの失墜につながり、離職率が跳ね上がるケースもあります。
似た言葉との違いを理解し、協定違反を防止する仕組みを整えることが健全な労務管理の第一歩です。本記事では36協定の基本と違反しないための対策をわかりやすく解説します。
36協定とは
36協定とは、企業が従業員に時間外労働や休日労働を命じる際、労働基準法第36条に基づき労使で協定書を締結し、労働基準監督署へ届け出ることで法定外労働を合法化する仕組みです。
月45時間・年360時間など上限規制があり、違反すると罰則が科されます。また、時間外上限を超過する場合は特別条項付き協定を結び、健康確保措置を講じる義務があります。さらに、協定様式第9号は書面または電子申請で届出し、事業場へ周知します。
36協定と似た言葉との違い
36協定は、労働基準法に基づく重要な制度ですが、似たような言葉がいくつか存在します。次のセクションでは、労使協定、労働協約、就業規則との違いについて詳しく解説します。
労使協定との違い
労使協定は賃金控除やフレックスタイム制など多様なテーマを扱う合意書です。その一類型である36協定は時間外・休日労働に特化し、上限時間と割増率を定め監督署へ届け出ます。
他の労使協定は社内保管で足りますが、36協定だけは行政提出と罰則が伴う点が特徴です。様式も全国統一で、保存年限や周知義務が厳格に定められています。
さらに、36協定は労働時間の延長理由を具体的に記載するため、労使が課題を共有し改善サイクルを回す契機にもなります。加えて、e-Govを活用した電子申請が進み、36協定のみタイムスタンプ付与が必須化されるなど手続き面の差異も拡大しています。
労働協約との違い
労働協約は労働組合法に基づき労働組合と会社が締結し、賃金・退職金など広範囲に効力を及ぼす強制力の高い契約です。
36協定は組合の有無を問わず締結でき、効果は時間外・休日労働の適法化に限定されます。また、労働協約は届け出不要ですが、36協定は監督署へ提出義務があります。
さらに、協約は組合員に直接適用されるのに対し、36協定は事業場単位で運用します。逆に、協約改定で36協定より厳しい時間基準を設定する事例もあり、人事労務担当者は双方を照合して運用基準を整理する必要があります。
就業規則との違い
就業規則は常時10人以上の事業場で作成・届出義務がある社内ルールで、賃金、就業時間、服務などを網羅します。36協定は労使の合意により時間外労働の上限を定める文書であり、優先関係はありませんが併用すると実効性が高まります。
また、残業手続きを就業規則に記載し、36協定で具体的な時間や割増率を設定すれば周知と遵法を両立できます。改定時は両文書の整合性を確認し同時告知することで労務トラブルを防げます。
最近は、クラウド就業規則管理サービスが普及し、36協定とリンクした自動通知機能によりダブル改定の手間が軽減されています。
36協定が必要となる場面とは
36協定は、企業が従業員に時間外労働や休日労働を命じる際に必要不可欠な制度です。具体的には、「法定労働時間」を超えた残業を課す場合や、「法定休日」に労働を命じる場合に、必ず締結し届け出る必要があります。
「法定労働時間」を超えた時間外労働（残業）を課す場合
法定労働時間を超える残業を課すには36協定の締結・届出が前提です。一般上限は月45時間・年360時間、臨時特別条項でも年6か月までしか超過できません。
協定書には延長時間範囲、対象者、割増率、健康確保措置を明記し、労働者代表の署名を得ます。違反した場合は、6か月以下の懲役または30万円以下の罰金対象となるため、勤怠実績を毎月集計し超過前に是正します。
また、長時間労働者には医師面接や勤務間インターバルを実施し健康を守ります。データドリブンな残業分析により、特定部署の業務プロセス改善やRPA導入を進めることも期待できます。
「法定休日」に労働（休日労働）を課す場合
法定休日とは週1日または4週4日の休日で、この日に労働を命じる場合も36協定が必要です。休日労働時間は月45時間枠に含まれませんが、年720時間の総量規制へ算入されます。
また、企業は35％以上の割増賃金支払いや代替休暇付与、勤務間インターバル確保など健康配慮義務を果たさなければなりません。協定では休日労働の上限日数や緊急時手順を明記し、記録台帳で実績を可視化して超過を防止します。
さらに、休日労働が連続する場合は疲労蓄積度をチェックし、連続勤務抑制ルールを就業規則へ反映させると安全衛生面で有効です。割増賃金未払いや協定未届けが発覚すると監督署の是正勧告や企業名公表に至るケースもあり、慎重な運用が不可欠です。
36協定を破ってしまう会社の特徴とは
36協定を遵守できない企業にはいくつかの共通した特徴があります。これから説明する特徴を理解し、改善策を講じることが重要です。
残業が許容されている風土がある
企業内に残業が許容される風土が根付いている場合、36協定の遵守が難しくなることがあります。
特に、長時間労働が当たり前とされる文化が形成されている職場では、従業員が自ら進んで残業をすることが常態化し、結果として法定労働時間を超えるケースが増加します。
また、残業が常態化している企業では、労働者が自分の権利を主張しづらくなる傾向があります。上司や同僚からの圧力を感じることで、労働時間の短縮を求めることが難しくなり、36協定の遵守がさらに困難になります。
人手不足が続いている
人手不足は、36協定を破るリスクを高める要因の一つです。企業が必要な人員を確保できない場合、残業や休日労働が常態化しやすくなります。
特に、業務が増加しているにもかかわらず人手が足りない状況では、従業員に過度な負担をかけることになり、36協定の上限を超える労働時間を強いることが避けられません。
このような状況は、従業員の健康を損なうだけでなく、企業の信頼性やイメージにも悪影響を及ぼします。したがって、人手不足を解消するための戦略を立てることが、36協定を遵守するために重要です。
業務が属人化している
業務が属人化している企業では、特定の従業員に業務が集中し、その従業員が不在になると業務が滞るリスクがあります。このような状況では、残業が常態化し、36協定を遵守することが難しくなります。
属人化が進むと、業務の引き継ぎや教育が不十分になり、他の従業員が同じ業務を担うことができなくなるため、結果的に時間外労働が増加する傾向があります。
これらを防ぐためには、業務の標準化やマニュアル化を進め、複数の従業員が同じ業務を担当できる体制を整えることが重要です。こうした取り組みの積み重ねが、36協定を守るための一助となります。
36協定の上限を超えないようにするためにできることとは
36協定を遵守するためには、企業が積極的に対策を講じることが重要です。これから説明する取り組みを通じて、36協定の上限を超えない健全な労働環境を実現しましょう。
属人的な業務を減らす
属人的な業務とは、特定の個人に依存している業務のことを指します。このような業務が多いと、その担当者が不在の際に業務が滞るだけでなく、過剰な残業を引き起こす原因にもなります。
36協定を遵守するためには、業務の属人化を解消し、チーム全体で業務を分担することが重要です。具体的には、業務マニュアルの整備や、業務の標準化を進めることで、誰でも業務を遂行できる体制を整えることが求められます。
また、定期的な業務の見直しや、チーム内での情報共有を促進することで、属人的な業務を減らし、労働時間の適正化を図ることが可能です。
ノー残業デーを設ける
ノー残業デーを設けることは、36協定を遵守するための有効な手段の一つです。この取り組みは、従業員に対して労働時間の意識を高めるだけでなく、業務の効率化を促進する効果も期待できます。
具体的には、毎週特定の日をノー残業デーとして設定し、その日は定時での退社を徹底することで、残業を減少させることができます。
また、ノー残業デーを設けることで、従業員のワークライフバランスが改善され、モチベーションの向上にもつながります。企業としても、従業員の健康を守る姿勢を示すことができ、結果的に離職率の低下や企業イメージの向上にも寄与します。
人事評価制度を見直す
人事評価制度の見直しは、36協定を遵守するための重要なステップです。従業員の業務負担を適切に評価し、過度な残業を強いることのないようにするためには、評価基準を明確にし、業務の成果だけでなく、プロセスや働き方も評価に含めることが求められます。
例えば、チームでの協力や業務の効率化を重視することで、個々の従業員が無理な残業をせずに済む環境を整えることができます。
また、評価制度を透明化することで、従業員のモチベーションを高め、労働時間の短縮にもつながります。
業務効率化を推進する
業務効率化は、36協定を遵守するための重要な手段です。効率的な業務プロセスを構築することで、従業員の負担を軽減し、時間外労働を減少させることが可能になります。具体的には、業務の見直しやタスクの優先順位付け、適切なツールの導入などが挙げられます。
また、チーム内でのコミュニケーションを円滑にし、情報共有を促進することで、無駄な作業を減らすことも効果的です。
これにより、従業員は本来の業務に集中でき、結果として36協定の遵守にもつながります。業務効率化は、企業の生産性向上にも寄与するため、積極的に取り組むべきことだと言えるでしょう。
勤怠管理システムを導入する
勤怠管理システムの導入は、36協定を遵守するための重要な手段の一つです。このシステムを利用することで、従業員の労働時間や残業時間を正確に把握し、法定労働時間を超えないように管理することが可能になります。
リアルタイムでの勤怠データの収集により、企業は労働時間の適正化を図ることができ、従業員の健康を守ることにもつながります。
また、勤怠管理システムは、労働時間の集計や分析を自動化するため、手作業によるミスを減少させる効果もあります。多くのシステムが存在するため、自社に適したシステムを選びましょう。
まとめ
36協定は、企業が従業員に時間外労働や休日労働を命じる際に必ず締結しなければならない重要な制度です。
協定を遵守することで、法的な罰則を避けるだけでなく、企業の信頼性を保ち、従業員の離職率を低下させることができます。
また、労務管理の健全化には、36協定の理解とその遵守が不可欠です。本記事で紹介した対策を実施し、労働環境の改善に努めることが、持続可能な企業運営につながるでしょう。
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