テレワーク（リモートワーク）での勤怠管理方法とは？

働き方改革や新型コロナウイルス感染拡大を機に、多くの企業でテレワークやリモートワークの導入が広がる中、テレワークの勤怠管理に課題を抱えている企業も多いのではないでしょうか？

テレワークを行う従業員についても、正確な労働時間を把握し管理する必要があります。

この記事では、テレワークやリモートワークの勤怠管理で企業が確認すべきポイントや、勤怠管理の具体的な方法について解説します。

テレワークの勤怠管理方法に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。

テレワーク・リモートワークの勤怠管理の課題

テレワークとリモートワークには、自宅で業務を行う在宅勤務とサテライトオフィス勤務、モバイル勤務という勤務形態があります。

時間や場所にとらわれない柔軟な働き方ができるのが、テレワークやリモートワークの魅力です。しかし、これらを実施するには勤怠管理において、以下のような課題があります。

・労働時間の把握がしにくい	
・中抜け時間の管理が難しい	
・労働時間が長くなりやすい	

それぞれについて、詳しく解説します。

労働時間の把握がしにくい

テレワークやリモートワークは、離れた場所で仕事をしていることから、労働時間を把握しにくいという課題があります。

事務所に出勤していれば、タイムカードやタイムレコーダーなどによって出退勤の時間を把握することが可能です。

また、事務所内で勤務していれば、管理者が目視でも従業員の勤務状況を確認できます。

一方で、テレワークやリモートワークでは、対策を講じていなければ労働時間の把握は従業員の自己申告に頼ることになるでしょう。

自己申告では、申告通りに従業員が仕事をしているかを確認しにくい面があります。

中抜け時間の管理が難しい

テレワークやリモートワークは、ある程度業務から離れる時間（中抜け時間）が生じやすいです。

テレワークやリモートワークは、事務所に出勤している場合に比べて従業員の拘束が緩く、自由度が高い状況にあります。

そのため、どうしても仕事とプライベートの境界が曖昧になり、監視の目が行き届かないことも相まって、業務時間中に業務以外のことをしてしまう人が多くなりがちです。

そのため、中抜け時間をどのように把握し、どう扱うかが課題となります。

中抜け時間を容認していれば、まじめに働いている従業員や事務所に出勤している従業員に不公平感が生じかねません。

労働時間が長くなりやすい

仕事とプライベートの境界が曖昧になることで、労働時間が長くなる傾向があるという課題もあります。

事務所に出勤していれば、退勤すれば仕事から物理的に離れることが可能です。

また、過度に残業していれば、管理者から残業の制限を受けたり、残業している従業員の仕事を他の従業員に割り振ったりするなどの対策がとられたりするでしょう。

一方で、テレワークやリモートワークの場合、物理的に仕事ができる環境から離れることが難しく、望めばいくらでも仕事ができてしまう状況にあります。

加えて、過度に残業が必要な状況にあることを、管理者が把握しにくい面もあるでしょう。

テレワークやリモートワークは、仕事とプライベートの境界が曖昧になりやすく、従業員が目の前にいないことで管理者が残業状況の把握ができず、長時間労働になりやすいのです。

テレワーク・リモートワークの労務・勤怠管理で確認すべきポイント

テレワークやリモートワークは、事務所以外の場所で仕事をしていることから、さまざまな面で管理しにくいデメリットがあるでしょう。

そのため、事務所で勤務する場合とは別に、労務と勤怠管理について気を付けておきたいポイントがあります。

ここでは、テレワークの労務・勤怠管理で企業が確認すべきポイントについて解説していきます。

テレワークで発生する費用の負担

テレワークやリモートワークで仕事をする場合、自宅などの事務所外の場所で、仕事のために通信費や光熱費、印刷代、備品代などの費用が発生します。

その費用負担をどうするかを取り決めておきましょう。

テレワークやリモートワークで生じる費用を企業と従業員のどちらが負担するかについて、とくに法律で定められていません。

とは言え、従業員に過度な費用負担をさせないように企業側が配慮するのが望ましいです。

労働基準法第89条には、「労働者に食費や作業用品その他に負担をさせる場合は、就業規則に定めなければならない」とされています。

加えて、労働契約法第9条において、「労働者と合意なく就業規則に労働者条件に不利益な変更を行うことはできない」と定められているのです。

そのため、労働者に合意を得られるような費用負担の取り決めを策定し、労使間で協議をして擦り合わせを行った上で、就業規則にその旨を明記しておきましょう。

人事評価の取り扱い

テレワークやリモートワークを行う際は、管理者が勤務態度などを実際に見ることができないことや、労働時間を把握しにくいことにより、成果につながる行動を詳細に把握できないというデメリットがあります。

そのため、人事評価においてテレワークやリモートワークを行う従業員が不利益とならないように、さまざまな取り組みが必要です。

たとえば、テレワークに合わせた評価基準を設定して評価ポイントを明確化することや、目標管理制度を導入し、それぞれの目標に対する取り組みや達成度などで評価するといった方法があります。

また、評価のためには所属の上長による定期的なミーティングも実施し、成果までのプロセスも確認することが大切です。

テレワークでは出社して勤務している社員と同じ評価基準では正当に評価できない可能性があるため、早急に取り組みを考える必要があるでしょう。

時間外労働や割増賃金の支払い

テレワークやリモートワークでも、労働基準法が適用され、事務所で勤務する場合と同じく、時間外労働・深夜労働・休日労働が発生する場合は割増賃金を支払う義務があります。

テレワーク中に時間外労働や深夜労働、休日労働があったにもかかわらず、賃金を支払わないことは法律違反です。

テレワークの勤務時間は把握しにくいため、企業側が勤怠管理システムを導入するなど、適切に労働時間を管理できる対策を考える必要があるでしょう。

労働災害について

労働災害（労災）とは、業務に従事したことによって被った負傷や疾病、死亡することを指します。

言い換えれば、労働契約に基づいて事業主の支配下にあるときに生じた災害は、業務上の災害（労働災害）となります。

そして、労働災害は労災保険の給付の対象です。

つまり、テレワークやリモートワークにおける負傷や疾病、死亡でも、業務に付随したものであれば労働災害と認定されます。

たとえば、自宅で仕事中に仕事に関する資料を取るために立ち上がり、座るときに転倒して怪我をした、といった場合も労災となる可能性があります。

一方で、テレワーク中に子どもと遊んでいて怪我をしたという場合は、業務とは関係のない行動による怪我のため、労災には該当しません。

どのような行動が労災に該当するのか、事前に把握しておく必要があります。

コミュニケーション方法

テレワークやリモートワークを実施する際には、Web会議などを活用して従業員間で円滑にコミュニケーションが取れる方法を考える必要があります。

非対面のテレワークやリモートワークは、コミュニケーションをとることが対面よりも難しいためです。

その結果、コミュニケーション不足やそれに起因したパフォーマンスの低下が起こりかねません。

テレワークでコミュニケーションを取らずに仕事をすることで、気軽に質問や相談ができず仕事を円滑に進められない、指示がうまく伝わらないといった問題が起こる場合があります。

また、人間関係が築きにくく孤立感を感じたり、自分の成長を感じづらかったりすることでモチベーションやパフォーマンスが下がることも考えられます。

Web会議や法人向けチャットサービスなどを利用して、テレワークでも孤立感を感じず、コミュニケーションを取りやすい環境を整えましょう。

教育制度の整備

先に紹介したように、テレワークやリモートワーク下においては、コミュニケーションをとりにくいことから、従業員教育も難しくなります。

そのため、テレワークやリモートワークに対応した教育体制を整えておきましょう。

Web会議システムや法人向けチャットサービスなどを活用して「部下の理解度や進捗を確認しながら指導できる環境」や「気軽に相談や質問ができる環境」を整えることで、従業員がテレワークでも不安を感じずに仕事をすすめやすくなります。

テレワーク・リモートワークの勤怠管理を行う方法

テレワークやリモートワークには、前述したように「労働時間の把握がしにくい」という課題があります。

では、どのように勤怠管理を実施すればよいのでしょうか。

ここでは、テレワーク・リモートワークでの勤怠管理方法について解説していきます。

始業時・終業時にメールや電話で連絡をする

メールまたは電話で始業と終業の連絡をするという方法を採用している企業もあります。

メールであれば、メーリングリストを使って複数人に同時に連絡ができ、記録も残すことが可能です。

法人向けチャットサービスでも同様のことができます。

電話であれば本人確認ができるだけでなく、会話もできるため、コミュニケーション不足を補うことも可能です。

ただし、管理する人数が増えると、大量のメールや電話での確認作業が煩雑になるというデメリットがあります。

特定のシステムへのログイン記録で管理する

企業の独自システムやグループウェアなどのログイン記録（アクティビティログ）から、労働時間を把握する方法もあります。

システム上の記録を活用するので、従業員がメールや電話で報告する手間が省け、効率がよい管理方法だと言えるでしょう。また、不正を防ぎやすくもなります。

業務に使用するパソコンで労働時間の情報を収集するのであれば、PCログで「パソコンを起動した時刻」と「パソコンをシャットダウンした時刻」をチェックしてもよいでしょう。

なお、この方法を採用する場合は、ログの収集と労働時間や残業時間などを集計したり計算したりする手間が発生します。

勤怠管理システムを導入する

最も効率的な方法は、勤怠管理システムを導入することです。クラウド型の勤怠管理システムなら、従業員の通信環境が整っていれば、パソコンやスマートフォンから簡単に打刻できます。

入力された始業時刻と終業時刻のデータはシステム上で一元管理でき、労働時間や残業時間などは自動的に集計されることが一般的です。

勤怠管理システムの導入により勤怠管理業務の負担を軽減し、効率化が可能なため、従業員の人数が多いほど恩恵が大きくなります。

テレワークの時間管理に勤怠管理システムの導入がおすすめな理由

テレワークやリモートワークの勤怠管理の方法として紹介した方法のうち、とくにおすすめしたいのが勤怠管理システムの導入です。

ここでは、勤怠管理システムの導入に具体的にどのような利点があるのかを解説します。

勤務時間を正確に記録できる

勤怠管理システムは、パソコンやスマートフォン、ICカード、生体認証などにより出退勤時間を打刻することが可能です。

システムによる打刻であるため、客観的かつ正確に労働時間を記録できます。

タイムカードを使った勤怠管理や自己申告などに比べて、打刻漏れや申告漏れ、認識の誤りのようなミスの防止にもつながるのです。

また、労働時間を過剰に申告したり、残業や休日出勤を隠蔽したりするなどの不正行為の抑止にもなるでしょう。

中には「外出」や「休憩」など離席状態が記録できるものもあるため、中抜け時間の把握が難しいテレワークであっても、正確に業務時間が把握しやすくなります。

勤務状況がリアルタイムに把握できる

勤怠管理システムを導入していれば、従業員一人ひとりの打刻データがシステム上に蓄積されて自動的に集計されるため、勤務状況をリアルタイムで把握できます。

「特定の従業員が働きすぎていないか」「労働基準法や労働安全衛生法に違反する勤務状況がないか」などを、タイムリーにチェックしやすくなります。
そのため、それに対する対策も講じやすいでしょう。

従業員の数が増えるほど、一人ひとりの勤務状況を把握するには時間がかかります。
勤怠管理システムは、担当者の業務効率化のために役立ちます。

集計作業などの時間を削減できる

打刻データをシステム上で一括して管理すれば、そのデータを自動的に集計することが可能です。そのため、従来行ってきた勤務状況を把握するための作業が不要となります。

具体的には、タイムカードなどからの転記や集計などの作業が不要になり、転記ミスや計算間違いといった人的ミスを減らすことも可能です。

加えて、従業員がエクセルや紙媒体などで勤怠表を作成する手間も減らせます。

他システムと連携できるものもある

勤怠システムで勤務状況をデータとして蓄積していれば、そのデータを他のシステムと連携して効率化することも可能です。

給与計算システムと連携すれば、勤務状況をもとに自動で給与を算出できます。
そのため、勤務日数や残業時間などの情報を集計したり、その内容を給与計算システムに入力したり、入力内容に間違いがないかどうか確認したりする作業を省けるのです。

すでにデータとしてある情報を他の業務に活用できれば、業務効率は大幅に向上することが期待できます。

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また、従業員情報をCSVでエクスポートする機能があるため、他のシステムにCSV連携させることもできるのです。

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勤怠管理システムを導入してテレワークの労働時間を適切に管理しよう

テレワークやリモートワークは、柔軟な働き方ができて仕事と家庭の両立がしやすいことから、企業の人材確保や人材の定着にメリットがあります。

しかし、テレワークやリモートワークを実施する際に課題となるのが、勤怠管理です。

勤務状況を適正に把握するには、勤務状況や有給休暇の取得状況などを正確に記録し、把握しなくてはなりません。

しかし電話やメール、システムのログイン記録での勤務状況の記録と把握には手間がかかるでしょう。

勤怠管理システムなら、テレワークやリモートワークをしている従業員の勤務状況を正確かつ客観的に記録でき、それを即時に把握できることで法律を遵守した管理が容易になります。

とくにSES企業は勤怠管理とあわせて請求書作成業務も発生するため、エンジニアの勤怠管理と請求書作成業務の効率化を目指す方は、SES管理ツール「Fairgrit®」をぜひ活用してください。

Fairgrit®メディア編集部

Fairgrit®メディア編集部です。

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