近年、働き方の多様化に伴い「勤怠管理」の重要性はますます高まっています。しかし実際には、そういった疑問を持つ企業担当者も少なくありません。

特にSES（システムエンジニアリングサービス）業態では、エンジニアが客先に常駐するため、一般企業とは異なる勤怠管理上のリスクが存在します。運用を誤ると、労務トラブルやコンプライアンス違反につながるケースもあります。

そこで本記事では、「勤怠とは何を管理することなのか」という基本から、SES企業特有の注意点、そして実務で失敗しないための運用方法までをわかりやすく解説します。

勤怠とは？意味や重要性

勤怠とは、従業員の「出勤」「退勤」「労働時間」「休憩」「欠勤」「遅刻」「早退」「残業」など、働き方に関する状況の記録・管理を指します。

企業が従業員の労働時間を正確に把握するための基本的な情報であり、給与計算や労務管理の基礎となる重要なデータです。

企業では従業員の労働時間を適切に管理することが求められており、勤怠の管理が不十分だと、長時間労働の発生や未払い残業などの問題につながる可能性があります。そのため、近年ではタイムカードやエクセル管理だけでなく、勤怠管理システムを導入して効率的に管理する企業も増えています。

「勤務」や「出勤/退勤」との違い

「勤怠」と似た言葉に「勤務」や「出勤」「退勤」がありますが、それぞれ意味や使われ方が異なります。

まず「勤務」は、従業員が会社で働くことそのものを指す言葉です。例えば「本日勤務」「夜勤勤務」など、働く行為や勤務形態を表す際に使われます。一方で「勤怠」は、働いている時間や状況を記録・管理する概念を指す言葉です。

また「出勤」と「退勤」は、勤怠の中の具体的な要素の一つです。出勤は仕事を始めるために職場に来ること、退勤はその日の業務を終えて職場を離れることを意味します。勤怠管理では、この出勤時間と退勤時間を基準に労働時間や残業時間などを算出します。

勤怠を正しく管理しなければならない理由

勤怠情報は給与計算の基礎となるだけでなく、労働法令の遵守や従業員の健康管理にも深く関わっています。もし勤怠管理が不十分であれば、未払い残業や長時間労働などの問題が発生し、企業にとって大きなリスクにつながる可能性があります。

勤怠を適切に管理することで、企業は労働環境を健全に保ち、従業員が安心して働ける環境を整えることができます。ここでは、勤怠管理が重要とされる主な理由について解説します。

給与計算を正確に行うため

勤怠管理の最も基本的な役割の一つが、給与計算を正確に行うことです。給与は基本的に従業員の労働時間をもとに計算されるため、出勤時間や退勤時間、休憩時間、残業時間などの記録が正確でなければ、正しい給与を算出することができません。

例えば、残業時間の記録が不正確であれば、本来支払うべき残業代が不足する可能性があります。これは従業員とのトラブルにつながるだけでなく、企業にとって法的リスクにもなり得ます。

また、深夜勤務や休日出勤などの割増賃金も、勤怠データをもとに計算されるため、正確な管理が不可欠です。そのため、企業では勤怠情報を適切に記録し、給与計算の基礎データとして正しく管理することが求められます。

コンプライアンスを遵守するため（36協定、有休取得義務）

勤怠管理は、企業が労働関連法令を遵守するためにも重要です。労働基準法では、企業は従業員の労働時間を適切に把握する義務があるとされています。これにより、長時間労働や違法な働き方を防ぐことが求められています。

例えば、時間外労働を行うためには「36協定（サブロク協定）」を締結する必要があり、その範囲内でのみ残業をさせることができます。勤怠管理が不十分だと、この上限を超えた労働が発生しても把握できない可能性があります。

また、年次有給休暇については、年10日以上付与される従業員に対して、企業が年5日の取得を確実に行わせる義務があります。勤怠管理が適切でなければ、有休取得状況を把握することができず、法令違反につながる恐れがあります。

このように、企業がコンプライアンスを守るためにも、正確な勤怠管理が欠かせません。

従業員の健康やメンタルを守るため

勤怠管理は、従業員の健康やメンタルヘルスを守るうえでも重要な役割を果たします。長時間労働が続くと、過労やストレスの蓄積によって心身の健康に悪影響を及ぼす可能性があります。

企業が勤怠を適切に管理していれば、残業時間が多い従業員や休日出勤が続いている従業員を早期に把握することができます。これにより、業務量の調整や休暇取得の促進など、適切な対応を行うことが可能になります。

また、働き方改革が進む中で、企業には従業員が安心して働ける環境を整えることが求められています。勤怠データを活用することで、労働時間の偏りや過度な負担を可視化し、より健全な労働環境づくりにつなげることができます。

従業員の健康を守り、長く働き続けられる職場環境を実現するためにも、勤怠管理は重要な取り組みといえるでしょう。

勤怠管理とは？

勤怠管理とは、従業員の出勤・退勤時刻や労働時間、休憩時間、残業時間、休暇などの勤務状況を記録・管理することを指します。

企業が従業員の働き方を正確に把握するための基本的な業務であり、給与計算や労務管理、法令遵守の基盤となる重要な取り組みです。

企業は労働基準法に基づき、従業員の労働時間を適切に把握・管理する義務があります。そのため、出勤・退勤の記録や残業時間の管理、有給休暇の取得状況などを正確に管理することが求められます。

管理する主な項目

勤怠管理では、従業員の労働状況を正確に把握するために複数の項目を記録・管理します。

ここでは、代表的な管理項目について紹介します。

出勤・退勤時刻

出勤・退勤時刻は、勤怠管理において最も基本となる情報です。従業員が仕事を開始した時刻を「出勤時刻」、業務を終了して退社した時刻を「退勤時刻」として記録します。

これらの記録をもとに、1日の労働時間や残業時間が算出されます。従来はタイムカードによる打刻が一般的でしたが、現在ではICカードやスマートフォン、PCログインなどを利用した勤怠管理システムを導入する企業も増えています。

正確な出勤・退勤記録は、労働時間管理の基礎となる重要なデータです。

労働時間

労働時間とは、従業員が実際に業務に従事している時間を指します。一般的には、出勤時刻から退勤時刻までの時間から休憩時間を差し引いた時間が労働時間として計算されます。

企業では、法定労働時間（原則として1日8時間・週40時間）を基準として労働時間を管理する必要があります。勤怠管理によって労働時間を正確に把握することで、長時間労働の防止や適切な人員配置の検討などにも役立ちます。

また、労働時間の記録は給与計算の基礎となるだけでなく、労働環境の改善や働き方改革を進めるための重要なデータとしても活用されます。

休憩時間

休憩時間とは、従業員が業務から離れて自由に休息を取ることができる時間を指します。労働基準法では、労働時間が6時間を超える場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩を与えることが義務付けられています。

勤怠管理では、この休憩時間を適切に記録・管理することも重要です。休憩が十分に取れていない場合、労働時間の管理に問題がある可能性があるため、企業は勤務状況を確認しながら適切な運用を行う必要があります。

適切な休憩時間の確保は、従業員の集中力や生産性を維持するためにも重要な要素です。

残業時間

残業時間とは、法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超えて働いた時間を指します。企業が従業員に残業をさせる場合には、事前に36協定を締結し、その範囲内で時間外労働を行う必要があります。

勤怠管理では、残業時間を正確に把握することで、長時間労働の防止や適切な労務管理につなげることができます。また、残業時間は割増賃金の対象となるため、給与計算にも大きく関わる重要な項目です。

残業時間が過度に増えている場合は、業務量の見直しや人員配置の調整など、企業としての対応が求められます。

有給休暇

有給休暇とは、一定期間継続して勤務した従業員に対して与えられる、給与が支払われる休暇のことです。労働基準法では、条件を満たした従業員に対して年次有給休暇を付与することが定められています。

勤怠管理では、有給休暇の付与日数や取得状況を正確に管理することが重要です。近年では、年10日以上の有給休暇が付与される従業員に対して、企業が年5日の取得を確実に行わせる義務もあります。

そのため、有給休暇の取得状況を把握し、計画的に休暇を取得できるように管理することが企業に求められています。

深夜・休日労働

深夜労働とは、一般的に午後10時から午前5時までの時間帯に行われる労働を指します。また、休日労働は会社の所定休日や法定休日に行われる労働のことを意味します。

これらの労働には割増賃金が適用されるため、勤怠管理において正確に記録する必要があります。例えば、深夜労働には25％以上の割増賃金が発生し、休日労働にも割増賃金が適用されます。

企業が適切に勤怠管理を行うことで、深夜労働や休日労働の状況を把握し、労働環境の改善や長時間労働の防止につなげることができます。

勤怠管理と給与計算の違い

勤怠管理と給与計算は密接に関係していますが、それぞれ役割が異なります。勤怠管理は、従業員の出勤・退勤時刻や労働時間、休暇などの勤務状況を記録・管理する業務です。一方で給与計算は、その勤怠データをもとに実際に支払う給与額を算出する業務を指します。

例えば、残業時間や深夜労働の時間は勤怠管理によって把握され、そのデータをもとに残業代や割増賃金が計算されます。つまり、勤怠管理は給与計算の基礎データを作る役割を担っているといえます。正確な給与計算を行うためには、正確な勤怠管理が欠かせません。

勤怠管理と労務管理の違い

労務管理とは、従業員の雇用や労働条件、社会保険、就業規則など、企業における労働に関する業務全体を管理することを指します。勤怠管理は、その労務管理の一部に位置づけられる業務です。

勤怠管理が主に労働時間や休暇などの勤務状況を管理するのに対し、労務管理は採用や人事評価、福利厚生、労働契約など、より幅広い領域を扱います。

つまり、勤怠管理は「働いた時間や勤務状況を管理する業務」であり、労務管理は「従業員に関する労働全般を管理する業務」という違いがあります。企業が適切な労務管理を行うためにも、勤怠管理は重要な役割を担っています。

勤怠管理の主な方法

勤怠管理を行う方法は企業によってさまざまであり、企業規模や業種、働き方によって適した管理方法が異なります。

ここでは、企業でよく利用されている代表的な勤怠管理の方法について解説します。

紙タイムカード

紙タイムカードは、従業員が出勤時や退勤時に専用のタイムレコーダーにカードを差し込み、時刻を打刻して勤怠を記録する方法です。長年多くの企業で利用されてきた、最も一般的な勤怠管理の方法の一つです。

紙タイムカードのメリットは、仕組みがシンプルで導入コストが比較的低い点です。機器を設置すればすぐに運用を始めることができるため、小規模な企業や店舗などでも導入しやすい特徴があります。

一方で、集計作業を手作業で行う必要があるため、従業員数が多い企業では管理の手間が増えるという課題があります。また、打刻ミスやカードの紛失などのトラブルが発生する可能性もあり、近年では他の管理方法へ移行する企業も増えています。

Excel管理

Excelを利用した勤怠管理は、出勤時間や退勤時間、労働時間などを表計算ソフトに入力して管理する方法です。タイムカードの代わりに従業員自身が入力したり、管理者がデータをまとめて管理したりする形で運用されることが多くあります。

Excel管理のメリットは、特別なシステムを導入する必要がなく、既存のソフトを利用して比較的簡単に管理できる点です。また、関数やフォーマットを工夫することで、労働時間や残業時間の計算を自動化することも可能です。

しかし、手入力によるミスが発生しやすい点や、データの改ざんリスクがある点には注意が必要です。また、従業員数が増えると管理が複雑になり、データ集計に時間がかかる場合もあります。そのため、一定規模以上の企業では別の管理方法を検討するケースも多く見られます。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、専用のソフトウェアを利用して従業員の勤怠情報を管理する方法です。ICカードや指紋認証、パソコンのログイン情報などを利用して出勤・退勤を記録し、労働時間や残業時間を自動的に計算することができます。

この方法の大きなメリットは、勤怠データの集計や管理を効率化できる点です。手作業での計算や集計が不要になるため、管理者の負担を大きく減らすことができます。また、労働時間の超過や有給休暇の取得状況などをシステム上で確認できるため、労務管理にも役立ちます。

ただし、システム導入には初期費用や運用コストがかかる場合があります。また、社内の運用ルールを整備する必要もあるため、導入前には十分な検討が必要です。

クラウド勤怠

クラウド勤怠とは、インターネット上のクラウドサービスを利用して勤怠管理を行う方法です。専用のソフトをインストールする必要がなく、パソコンやスマートフォン、タブレットなどからアクセスして勤怠の打刻や管理を行うことができます。

クラウド勤怠のメリットは、場所を問わず勤怠管理ができる点です。テレワークや外出先での業務にも対応しやすく、近年の多様な働き方に適した管理方法といえます。また、システムのアップデートが自動で行われるため、常に最新の機能を利用できる点も特徴です。

さらに、給与計算システムや人事管理システムと連携できるサービスも多く、業務全体の効率化につながります。導入のハードルも比較的低いため、近年では多くの企業がクラウド型の勤怠管理を採用しています。

勤怠管理のよくある課題

勤怠管理は企業にとって重要な業務ですが、実際の運用ではさまざまな課題が発生することがあります。

ここでは、勤怠管理において企業が直面しやすい代表的な課題について解説します。

集計作業の負担が大きい

勤怠管理における大きな課題の一つが、勤怠データの集計作業にかかる負担です。紙のタイムカードやExcelで勤怠を管理している場合、月末や給与計算前に出勤時間や残業時間を手作業で集計する必要があります。

従業員数が多い企業では、数十人から数百人分の勤怠データを確認・計算しなければならず、管理担当者にとって大きな負担となります。また、勤務形態が複雑な場合には、残業時間や深夜労働、休日労働などを正確に計算する必要があり、作業時間がさらに増える可能性があります。

このような集計作業の負担が大きくなると、業務効率が低下するだけでなく、担当者のミスが発生するリスクも高まります。

ヒューマンエラーが起きやすい

勤怠管理では、人の手による作業が多い場合、ヒューマンエラーが発生しやすいという課題があります。例えば、出勤時間や退勤時間の入力ミス、休憩時間の計算ミス、残業時間の誤った集計などが挙げられます。

紙タイムカードやExcelによる管理では、データを手入力する場面が多く、ミスが起きる可能性を完全に防ぐことは難しいといえます。また、打刻漏れや打刻ミスが発生した場合、後から修正作業が必要になり、管理担当者の負担が増えることもあります。

こうしたヒューマンエラーが積み重なると、給与計算の誤りや労務トラブルにつながる可能性もあるため、正確な管理体制を整えることが重要です。

システム設定・運用が煩雑になりやすい

勤怠管理システムを導入している場合でも、システム設定や運用が複雑になるという課題が生じることがあります。企業によっては、複数の勤務形態やシフト制度、フレックスタイム制度などを採用しているため、それぞれに対応した設定が必要になることがあります。

また、部署ごとに勤務ルールが異なる場合や、従業員ごとに勤務時間が異なる場合には、システム設定がさらに複雑になることがあります。これにより、管理担当者が設定や運用方法を十分に理解していないと、正確な勤怠管理が難しくなる場合があります。

そのため、システム導入時には運用ルールを明確にし、管理者が適切に操作できる環境を整えることが重要です。

法改正や制度改定への適応が負担になりやすい

勤怠管理は労働関連法令と密接に関係しているため、法改正や制度改定が行われた際には、企業側もそれに対応する必要があります。しかし、こうした変更への対応が負担になるケースも少なくありません。

例えば、働き方改革関連法の施行により、時間外労働の上限規制や有給休暇の取得義務化などが導入されました。これにより、企業は従業員の労働時間や有休取得状況をより厳密に管理する必要があります。

また、制度変更に伴って社内ルールを見直したり、勤怠管理システムの設定を変更したりする必要がある場合もあります。このような対応には時間と労力がかかるため、企業にとっては大きな負担となることがあります。

SES業態における勤怠管理の特徴

SES業態では、エンジニアが自社オフィスではなく、取引先企業（客先）に常駐して業務を行うケースが多くなります。そのため、一般的な企業の勤怠管理とは異なる特徴や課題が生じやすいといえます。

ここでは、SES業態において特に見られる勤怠管理の特徴について解説します。

客先常駐による管理責任のズレ

SES業態では、エンジニアは取引先企業に常駐して業務を行うため、実際の勤務場所と雇用主が異なるという特徴があります。業務の指示や日々の作業管理は客先企業の担当者が行うことが多い一方で、勤怠管理や労働時間の最終的な責任は雇用している自社にあります。

このような状況では、現場での勤務状況を自社が正確に把握しにくくなることがあります。例えば、客先の担当者の判断で残業が発生しても、その情報が自社にすぐ共有されないケースも考えられます。

その結果、労働時間の把握が遅れたり、管理責任の所在が曖昧になったりすることがあります。SES企業では、客先との連携を取りながら、従業員の勤務状況を適切に把握できる仕組みを整えることが重要です。

打刻と実態労働時間の乖離

SES業態では、打刻された勤怠データと実際の労働時間に差が生じることがあります。例えば、客先のルールに合わせて業務を行う中で、業務開始前の準備作業や業務終了後の対応が発生することがありますが、これらが勤怠記録に反映されない場合があります。

また、客先での業務終了後に自社への報告作業を行う場合など、実際には働いている時間が打刻データに含まれていないケースも考えられます。このような状況が続くと、実際の労働時間と記録上の労働時間が一致しなくなる可能性があります。

こうした乖離は、残業時間の把握や給与計算にも影響する可能性があるため、SES企業では実態に即した勤怠管理のルールを整備することが重要です。

客先ルールと自社ルールの二重管理

SESでは、従業員が勤務する客先企業にも勤怠管理のルールが存在する場合があります。例えば、客先のセキュリティや入退館管理のために、客先独自の打刻システムや勤務報告を求められるケースがあります。

その一方で、雇用している自社でも勤怠管理を行う必要があるため、従業員は客先と自社の両方に対して勤怠報告を行わなければならない場合があります。このような二重管理は、従業員にとって負担になるだけでなく、データの整合性が取れなくなるリスクもあります。

例えば、客先で記録された勤務時間と自社の勤怠データが一致しない場合、どちらを基準にするか判断が難しくなることもあります。

そのため、SES企業では客先との調整を行いながら、できるだけ効率的で統一された勤怠管理の方法を整えることが求められます。

参考: Fairgrit®（フェアグリット） | SES業務が劇的に改善できるSES業界完全特化型の業務効率化SaaS

勤怠運用に関するポイント

勤怠管理は仕組みを導入するだけでは十分とはいえません。実際の現場で適切に運用されなければ、正確な労働時間の把握やトラブルの防止につながらないためです。

ここでは、勤怠運用をスムーズに進めるために押さえておきたい主なポイントを紹介します。

勤怠報告フローを統一する

勤怠管理を正確に行うためには、従業員がどのような手順で勤怠を報告するのかを明確にし、報告フローを統一することが重要です。

例えば、出勤・退勤の打刻方法や打刻漏れがあった場合の修正手続き、勤怠データの提出期限などをあらかじめ定めておく必要があります。

報告フローが曖昧なままだと、従業員によって報告方法が異なり、勤怠データの整合性が取れなくなる可能性があります。また、打刻漏れや入力ミスが発生した際の対応が遅れ、管理担当者の負担が増える原因にもなります。

そのため、社内ルールとして統一された報告フローを整備し、従業員に周知することが、正確な勤怠管理につながります。

システム連携を行う

勤怠管理を効率的に行うためには、勤怠管理システムと他の業務システムを連携させることも有効です。

例えば、給与計算システムや人事管理システムと連携することで、勤怠データを自動的に反映させることができ、手作業による入力の手間を減らすことができます。

システム連携によってデータの一元管理が可能になるため、入力ミスやデータの重複を防ぐ効果も期待できます。また、勤怠データをリアルタイムで確認できるようになることで、残業時間の管理や有給休暇の取得状況の把握もしやすくなります。

月次チェック体制

勤怠管理では、日々の打刻だけでなく、月単位での確認体制を整えることも重要です。月次チェックを行うことで、労働時間の集計ミスや打刻漏れ、残業時間の異常などを早期に発見することができます。

例えば、月末や給与計算前に管理者が勤怠データを確認し、問題がないかチェックする仕組みを設けると、トラブルの防止につながります。また、残業時間が多い従業員や有給休暇を取得できていない従業員を把握し、必要に応じて対応することも可能になります。

定期的なチェック体制を整えることで、勤怠管理の精度を高めるとともに、健全な労働環境の維持にもつなげることができます。

まとめ

勤怠管理では、出勤・退勤時刻や労働時間、休憩時間、残業時間、有給休暇、深夜・休日労働など、さまざまな項目を正確に把握する必要があります。

そのため、勤怠管理の効率化やSES業態に最適化された運用を実現したい企業は、SES企業向けの業務管理ツールの導入を検討することも一つの方法です。

SES・IT企業向けの業務管理プラットフォームを提供する「Fairgrit」では、勤怠管理だけでなく、案件管理や契約管理などを一元化することで、客先常駐型の企業における業務管理の効率化をサポートしています。

自社の働き方に合った管理体制を整えることで、勤怠管理の負担を軽減しながら、より健全で生産性の高い組織運営につなげることができるでしょう。

公式サイト: Fairgrit®（フェアグリット） | SES業務が劇的に改善できるSES業界完全特化型の業務効率化SaaS