日報がエンジニアの成長を加速させる！書き方や日報の重要性を解説
エンジニアとして働いている方の中には、日々行われる業務の進捗状況を日報に記入して、提出するという日常業務を抱えている方もいるでしょう。
とくに他社に常駐して働くエンジニアの方は、日報を書く場面が多いと思います。
そのような中で、「日報をどのように書けばいいのかわからない」方や、「日報に記載する内容をうまくまとめられない」という方もいらっしゃるのではないでしょうか。
そこで今回は、エンジニアが日報を作成することのメリットや、重要性について解説します。
書き方が不安な方向けに、日報を上手に書くポイントも説明しますので、ぜひ参考にしてみてください。
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エンジニアが日報を作成する目的とは？
エンジニアとして働く方の中には、「日報を作成する目的がわからない」と考えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。 エンジニアが日報を作成するのにはいくつかの目的がありますので、以下で解説していきます。
業務の進捗を管理する
日報を運用する大きな目的は、「業務の進捗を管理する」ことです。 エンジニアが今日行った業務の進捗状況を、正確に日報へ記載することによって、行っている業務がどこまで進捗したのかを記録として残せます。 そのため、日報はできる限り正確に、その日行った業務を細かく書く必要があります。 それと同時に読む人にとって、わかりやすい日報の作成をする必要があるのです。 日報を上司や他のエンジニアが読むことで、業務の進捗状況を共有でき、より円滑に効率よく仕事ができるようになります。 また、社外のエンジニアの場合、進捗状況だけではなくスキルなどを把握するために日報を活用することもあるようです。
自分の仕事を振り返る
日報には、自分が今日行った業務内容を記載していくため、その日どのような仕事をしていたのかを自身で振り返ることができます。 業務内容の振り返りをすることで、自分の仕事について良かった点や、改善点を見つけ出すことが可能です。 改善点を見つけ出せた場合、明日以降の仕事に生かすことができるため、日報をつうじて成長や効率化が行えます。
上司からの的確な指示を受けられる
「上司からの的確な指示を受けられる」ためにも、日報を書くことは重要です。 エンジニアが書く日報には、先にも触れた通り、その日の進捗や抱えているプロジェクトの状況を、上司や他のエンジニアと共有するという役割があります。 そのため、上司や他のエンジニアは日報を読むことで、より的確な指示やアドバイスを行なえるのです。 読みやすい日報を書くことができれば、自分だけでは見つけだせなかった改善点を解決できるチャンスが増えます。
エンジニアが日報を作成するメリット
エンジニアが日報を作成することにメリットを感じず、毎日の作業を面倒に感じている方もいるのではないでしょうか。 しかし、日報を作成することのメリットは多く、コツコツ積み重ねていくことで自分のスキルアップにもつながります。 ここでは、そのような日報を書くメリットについて、詳しく解説していきます。
業務効率がアップする
日報を作成することによって、「PDCA」を回すことが可能となり、業務効率をアップさせることができます。 「PDCA」とは、以下の通りPlan、Do、Check、Actionの頭文字を取ったもので「PDCAサイクル」とも呼ばれています。 ・P（Plan） 目標設定し、業務計画を立てる ・D（Do） 少しずつ実行、実践していく ・C（check） 計画通りに実行できたか評価する ・A（Action） 改善点を見つけ、対策していく PDCAは、毎日繰り返すことによって、業務を継続的に改善し続けていくための仕組みです。 毎日この視点を持って日報を書き続けていれば、自然とPDCAサイクルを回せます。 日報作成を習慣化すれば、改善点を見つけだすのも早くなり、業務効率もアップするはずです。
自分自身の成長につながる
日報を通じて毎日PDCAサイクルを回すことで、自分自身で考える力が身についていきます。 また、要点を絞り、読み手にやさしい簡潔な文章を書くよう意識することで、語彙力や表現力の向上にもつながるでしょう。 さらに、日々の業務を振り返りながら文章化していくことで、習得した知識のアウトプットが可能です。 記憶は、アウトプットすることでより定着しやすくなります。 日報を書くことによって、その日学んだことをしっかりと記憶に定着させられるでしょう。
周囲からアドバイスを受けられる
日報を共有することによって、周囲からフィードバックをもらう機会を得られます。エンジニアとして自分に足りない部分や、業務内容について、貴重なアドバイスを受けられるようになるのです。 日報を通じて、クライアントへの対応の仕方や、技術面での「こうした方がもっと効率よくなるよ」などといったアドバイスを上司や同僚から得られます。 周囲からのフィードバックは非常に貴重で、エンジニアとして成長していく中で欠かせないものです。そのため、日報にはきちんと今日行った仕事の内容や、所感を記入していきましょう。
コミュニケーションを取るきっかけになる
エンジニア同士で顔を合わせる機会が少なく、コミュニケーションを取ることが非常に難しい場合も多々あります。とくに、忙しい上司などではじっくり相談するどころか、数分雑談する時間すら取れないこともあるでしょう。 日報をしっかりと書いていれば、上司や他のエンジニアが各々のタイミングでそれを読み、コメントや質問をしてくれるようになります。 同時に、日報はエンジニアとしての自分の感情や考え方などを知ってもらう機会にもなりますから、議論や雑談などのコミュニケーションが生まれるきっかけにもなるでしょう。
社内でノウハウを資産として蓄えられる
エンジニアが作成する日報には、日々の業務内容についての記載に加え、技術面での気づきや改善点なども記載されています。 会社にとってみれば、日報はエンジニア一人ひとりのノウハウが詰まった大切な資産なのです。 日報という形で、さまざまなノウハウを資産として蓄えていくことは、会社としても大きなメリットになります。 エンジニアにとって有用な知識や、特定の業務についての手順をしっかりと共有し、属人化させないことは組織の成長にとって重要です。
日報の上手な書き方のポイント
日報を書く際に、書き方をとくに気にしていない方も多いのではないでしょうか。 しかし、それでは日報の役割を十分に生かせません。 そこで今回は、日報の上手な書き方についてポイントを解説します。
内容はわかりやすく簡潔に
日報を書く際には、読む人のことを考えて、内容をわかりやすく簡潔に書いていくのがポイントです。 長い文章では要点がわかりにくくなります。 そのため、1文あたりの文字数は「30文字～40文字」を目安にするよう、心がけてください。 主語、述語、修飾語をシンプルに配置するよう気を付けながら、文章を書いていくのもおすすめです。 いきなり文章を書き始めるのは難しいという方は、まずは要点や項目を箇条書きにしてみるといいでしょう。 一通り日報を書き終えた後に、誤字脱字や記載間違いがないかなどのチェックをしておくと、読む人にとってわかりやすい日報になります。
報告だけでなく気づいたことや課題・改善点なども書く
日報で大切なのが「所感」の内容です。 たとえば、仕事をしていく中で「気づいたこと」や「課題点」、「改善点」について書くことが大切です。 所感や改善策を日報に書いていくことで、後から目標の達成理由について振り返り、次に活かせます。 日報を書くメリットを最大限受け取れるよう、所感となる内容をしっかり盛り込むよう心がけましょう。
5W1Hを意識して書く
誰が読んでもわかりやすい日報を書いていくためにポイントとなるのが、「5W1Hを意識して書く」ことです。 「5W1H」は、以下の頭文字を取ったものです。 ・When（いつ） ・Where（どこで） ・Who（だれが） ・What（なにを） ・Why（なぜ） ・How（どうやって） エンジニアとして日が浅く、日報の作成に慣れていないという方は、まずは5W1Hを意識してみましょう。 これらを意識して書くことで、読む人にとっても自分にとっても、わかりやすい日報を作成できます。
会社の方針に沿った目標を書く
日報のフォーマットに、目標を書く欄が設けられていることも多いでしょう。 この目標は「会社の方針に沿った目標を書く」ことがポイントです。 自分で目標設定をしても、その目標が会社の方針に背いていたり、違う方向性であったりした場合、上司による的確な評価を受けられなくなる可能性が出てきます。 そのため、会社の方針はしっかりと確認しておくようにしましょう。 そもそも目標が思いつかない、という方もいるかもしれません。 そういった方も、会社の方針を確認しておくことによって、目標設定をする際の参考にできます。
業務中に随時メモを取る習慣をつける
業務後に一気に今日の仕事内容を思い出しながら日報を書こうとすると、時間がかかりますし、抜けや漏れが発生する可能性も高まります。 手早く正確な日報を書くには、業務中の空いている時間を使って、随時メモを取っていくことがポイントです。 メモは手書きの他に、スマートフォンやパソコンのツールも活用しましょう。 最近はAIを活用し動画や音声ファイルから自動で文字起こしをしてくれる「MiiTel」や「Rimo Voice」、「Notta」のような便利なサービスが登場しているので、そのようなツールやサービスを検討するのもオススメです。 （GoogleドキュメントやWordにも文字起こし機能が搭載されているようです） 忘れないうちに業務内容や気づいたことを細かく書き残すことが大切です。 メモを取ることが習慣づいていけば、日報を書く作業そのものが早くなります。
日報の具体的なフォーマットと例文を紹介！
ここまで解説したポイントを踏まえて、日報を作成する際の具体的なフォーマットと例文を紹介していきます。 「日報を書くのが苦手な方」や、「上手な書き方がわからないという方」はぜひ、参考にしてみてください。
①今日の目標
まずは、その日の目標を設定しましょう。この目標は、前日行った業務での改善点等を踏まえた上で、改善策や具体策を盛り込んだものを設定してください。 これを毎日繰り返すことで、PDCAサイクルを回せるようになり、自身の継続的な成長にもつながります。 最初に今日の目標を決めておくことで、達成に向けた行動が取りやすくなる上に、モチベーションを高める効果も期待できます。
②今日の業務内容
業務内容は、先に解説したように、5W1Hを意識して書いていきます。 勉強会やミーティングなどに参加する日もあるでしょう。そのような日は、勉強会やミーティングの内容やそこに参加していた方などを具体的に書きます。 業務中に作成したメモを参考に、5W1Hを意識して、箇条書き等も使いながら時系列順に日報を書いていくことで、わかりやすい報告ができるようになるでしょう。
③今日の成果
その日の成果や目標の達成率などを書いていきます。 今日の目標を数値や件数で設定しているときは、成果や達成率を具体的な数字を用いて書くようにしていきましょう。 数字で表現するのが難しい仕事の場合は、今日の業務で得られた成果や、目標の達成時に関わった工程や業務の内容を詳しく書いてください。 成果や達成率を書いていくことで、評価にもつながりやすくなりますし、良かった点や反省点も見つけやすくなります。
④今日の良かった点
エンジニアが仕事をしている姿を、上司が常時見ている訳ではありません。 そのため、自分が今日仕事を行った中で、良かった点があれば、日報を使い積極的にアピールしておきましょう。 日報に良かった点や頑張った点を記載しておくことで、上司からも正当な評価を得やすくなります。 ただし、単純に「〇〇ができて良かったです」「〇〇を頑張りました」などと書くだけでは、ただの感想文になってしまいます。 このため、「××について、今までと違うアプローチの仕方をしてみたら、うまくいきました」のように、良かった点はできるだけ客観的に記載することを心がけましょう。
⑤今日の反省点
良かった点だけでなく反省すべき点を日報に書いていくことで、自己分析ができる上に、上司や他のエンジニアからのフィードバックも得やすくなります。 洗い出した課題を改善するためにすべきことを考えられるようにもなるでしょう。 自力で課題を見つけ出し、しっかりと改善できるようになれば、上司からの評価や自己成長につながります。
日報の例文を紹介
・今日の目標 納品処理における作業効率のアップを図り、就業時間内に3件終わらせる ・今日の業務内容 9:00～11:00 社内にて会議 11:00～12:00 電話とメールの対応 ※〇〇社からのシステムトラブルによるクレームが発生 13:00～14:30 ～社のトラブル対応 ※〇〇社のクレーム対応を終え、システムトラブルの解決 14:30～16:30 3件分の納品処理 16:30～18:00 プロジェクトミーティング ・今日の成果 〇〇社によるシステムトラブルが発生したものの、納品処理の作業に慣れてきたことで、目標通り3件分の納品処理ができました。 ・今日の良かった点 システムトラブルの対応にあたって、素早く解決策について連絡することで、〇〇社にご安心いただけました。トラブル対応にあたって、スピード感と具体的な解決策の提案が重要であることを再認識できました。 ・今日の反省点 目標であった納品作業件数は達成できましたが、今日のように急なトラブル対応があった際にも、さらにスムーズに納品作業が行えるよう改善していきます。
日報をしっかり書くことでエンジニアとしての成長につながる！
日報を書くという作業は、エンジニアとしての成長に加え、上司から適正な評価を受けるためにも、大変重要な作業となります。 毎日コツコツと行う作業のため、面倒に感じる場面もあると思いますが、ここまでに解説したポイントをうまく抑えながら書いていくことで、効率化を図れるでしょう。 週報や月次勤怠表の作成にお困りの際は、週報機能や勤務表の作成機能などがあるSES管理ツールの「Fairgrit®」がおすすめです。 日報を書くサポートを行ってもらえるだけではなく、業務や契約の管理まで行えるため、SES向けのツールを探している方はぜひ検討してみてください。
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