Excelで案件管理をするメリット！案件管理表の作り方も解説
営業の案件管理をアナログではなくデジタルで行おうと考えたときに、候補となるツールとしてExcelがあります。Excelであれば、パソコンに標準搭載されていることも多いため、導入コストを抑えやすいでしょう。しかし、導入を考えている方の中には、「どのようにしてExcelで案件管理をすれば良いかわからない」という方もいると思います。
そこで今回は、案件管理をExcelで行う際の手順を解説します。また、Excelで案件管理をするメリットとデメリットについても紹介しますので、案件管理をデジタルに移行したいと考えている方はぜひ確認してみてください。
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案件管理が必要な理由
企業での営業活動における案件管理とは、商談中の案件や取引先の情報を管理することを指します。
予算通りの売上を上げるためには、営業部の活動状況を把握し、目標達成可能なスケジューリングが重要です。そのため案件管理では、取引先や営業先の情報、案件の進捗状況を記録します。
また、案件管理によって得た情報を分析することで、最初のアプローチから初回の商談、クロージングまでのどの段階を改善すべきかを把握でき、改善に向けて動くことができます。
Excelで案件管理をする手順
案件管理を行う際によく選ばれるツールにExcelがあります。Excelは情報の整理や一覧性に優れており、多くの情報を整理する必要がある案件管理と相性が良いツールです。
ここからは、Excelで案件管理を行うときの流れを解説します。
1.管理する項目を決定する
まずは管理する項目を最初に決めましょう。
管理項目で代表的なものとしては、顧客名、自社の営業担当者名、取引先の担当者名、現在のステータスなどが挙げられます。他にも、売上見込みやヒアリング内容なども項目の候補として考えられますが、ここでは自社や自部署の営業フローに最適な内容で構成することが大切です。
管理項目が増えすぎると、入力に時間がかかったり、フォーマット作成時に手間がかかったりするため、必要かどうか判断が難しい項目は運用途中で追加するようにしましょう。
2.フォーマットを作る
案件管理の項目がまとまったら、項目をもとにフォーマットの作成に移ります。フォーマット作成時には、データ入力のしやすさやわかりやすさを意識しましょう。
例えば、回答内容が絞られている場合はプルダウンから選択できるようにしておいたり、特定の形式しか入力できないようにセルの入力規則を設定したりすることが可能です。これにより、入力時の負担の軽減や、人による入力内容のブレの防止につながります。
また、視認性を良くするために、横へのスクロールをせずに情報を一覧できるようにしておくのも重要です。もしも情報が収まりきらない場合は、優先順位の高い情報を左に持ってくることで、スクロールの頻度を減らせます。
3.ルールを決定する
管理項目が決まってフォーマットが固まれば、実際に情報を入力していきます。このときに、入力に関するルールを決めましょう。また、運用に関してのルールも決め、全体に共有することが大切です。
例えば、同じ内容が続くときに「同上」と入力したり、セルを結合したりしてしまうと、集計をする際に正しく反映されなかったり、エラーが出たりします。フォーマットを崩さず使用してもらい、形式を変更したい場合は案件管理担当者に連絡するようにルールを設定しましょう。
また、会議で案件情報を活用する場合は、会議前日の夜までに情報を入力してもらうなど、運用に関するルールも事前に決めておきましょう。
Excelで案件管理をするメリット
次に、案件管理をExcelで行う際のメリットを紹介します。大きく分けて3つあるので、自社に適しているツールか確認してみましょう。
導入コストが抑えられる
案件管理をExcelで行う際の代表的なメリットが、コストの低さです。Excelを含むMicrosoft Officeは、多くの企業ですでに導入されており、新たな導入コストがかからない場合がほとんどです。
また、Excelは表計算やデータ管理などで非常に汎用性の高いツールのため、導入すれば案件管理以外にも活用できます。Excel以外の表計算ソフトを導入しているのであれば、それらのツールで代替も可能です。
なお、Excelを含むMicrosoft Officeは、料金設定が買い切りとサブスクリプションの2種類あります。買い切りの場合だと初期費用はかかるもののランニングコストはゼロとなり、サブスクリプションの場合は定額で料金が発生するものの初期費用が抑えられるため、自社にあった方を選択しましょう。
従業員が操作に慣れていることが多い
Excelはすでに導入している企業が多く、従業員も使い慣れている場合が多いです。また、プライベートも含めてさまざまなシーンで活用されていることも多いツールであるため、これまで職場でExcelを使っておらず新たに導入した場合でも、従業員は問題なく操作できる可能性があります。
使い慣れたツールであれば、案件管理にExcelを使い始めたとしても違和感なく操作できるでしょう。導入を進める際にも、操作方法などを一から説明しなくても良いので、スムーズな導入が可能となります。
ただし、人によってはExcelを利用したことがない方や操作が苦手な方もいます。「だれでも利用できる」とは思わずに、従業員のExcelの習熟度を確認しておきましょう。
カスタマイズしやすい
Excelは、さまざまな表の作成や計算が行えるように設計されているため、非常に自由度が高いツールです。フォーマットを作る際にも、関数や条件つき書式などを使用して自由に組み立てることができ、集計する際にはデータをグラフで表示することも可能です。
また、作成したデータは異なるデバイス間でも共有でき、パソコン以外でもタブレットやスマートフォンでの編集や閲覧も可能です。
運用していく中で何らかの問題点が出た場合も、その都度、変更や修正を加えられるので、使いやすいように常にアップデートしながら使える点は大きなメリットです。
Excelで案件管理をするデメリット
案件管理には、Excelを使う以外にも専用の案件管理ツールを導入して運用する方法もあります。案件管理ツールを使用する場合と比較したときに、Excelにはいくつかデメリットがあります。ここでは、主なデメリットを3つ紹介します。
集計作業に手間がかかる
案件管理では、各営業担当者が入力したデータや案件ごとのデータを集計することがあります。Excelで案件管理をしている場合は、その際の集計に少し手間がかかります。とくに、案件数が多い場合は入力されている情報が多くなり、集計に時間がかかりやすいです。
簡単な計算や集計であればExcelでも素早く行えますが、項目ごとに細かい記載内容がある場合や複雑なクロス集計を行う場合などは、ある程度の時間と手間を要するでしょう。
また、関数やマクロを設定して集計作業を簡素化することもできますが、案件管理の担当者がExcelに詳しくない場合は、関数やマクロを用いて集計することは難しいでしょう。
案件管理ツールの中には、知りたい情報をボタンひとつで集計できたりするものもあるため、作業時間を大幅に削減できます。集計する情報が多い場合は、案件管理ツールの方がおすすめです。
データを時系列で把握しづらい
Excelは表計算ツールとしては非常に自由度が高いですが、入力されたデータを時系列で把握するのが難しいというデメリットもあります。今見ている情報がいつ入力されたデータなのか、どの情報が最新のものなのかわからなくなるといったことは、Excelを使用する上でよくある課題です。
一方で、専用の案件管理ツールの場合は、顧客データや案件進捗を、時系列でわかりやすく管理できます。情報の入力時にも項目ごとに日付を付与してデータを残すことが可能なため、前回からどれくらい時間が経った情報なのか、いつ、どのような情報を入力したのかがすぐにわかります。
外出先での使用が難しい
Excelは基本的にはパソコンでの操作を前提に作られているため、スマートフォンやタブレットで操作しやすいとは言えません。
例えば、スマートフォンからはピボットテーブルの修正はできますが、新規での作成は行えません。また、スマートフォンで案件管理表を開くと、画面の小ささから確認しづらい可能性もあります。
案件管理ツールであれば、スマートフォン用の画面もあり問題なく閲覧や更新ができるので、いつでも最新情報の確認や更新ができ、効率的に案件を管理できるでしょう。
デメリット解消！ツールを活用して業務効率化を図る方法
Excelでの案件管理にはデメリットもあることがわかりました。そこで、Excel以外のツールを使用した案件管理の方法を紹介します。
Googleスプレッドシート
Googleスプレッドシートは、Excelと似たような機能を持っているツールですが、情報をクラウド上で管理するのが特徴です。Googleアカウントごとにファイルを作成するかたちとなり、スプレッドシートのリンクを共有することで、複数人での同時編集も可能です。
機能や使用感はExcelとほぼ同じであるため、Excelと同じようなデメリットもありますが、同時編集や共有の手軽さは大きなメリットのため、Excelの代わりに導入してみるのも良いでしょう。
顧客管理ツール（CRM）
CRMとは「Customer Relationship Management（顧客関係管理）」を略したもので、主に顧客の情報を管理するためのツールです。さまざまな顧客情報を一元管理し、継続的な関係性構築のために非常に使い勝手の良いツールと言えます。また、CRMを使うと、過去の取引事例なども含めて顧客の情報を分析しやすいため、より深いニーズを把握することができ、新たな提案から売上の最大化を推進できます。
顧客管理ツールは、導入コストやランニングコストがかかる場合がほとんどですが、自社が必要とする管理項目に合わせてさまざまな機能を組み合わせて使うことができます。
営業支援ツール（SFA）
SFAとは「Sales Force Automation（営業支援システム）」を略したもので、営業活動全般をサポートするためのツールです。見込み顧客の情報や商談、対応内容などをデータ化し、営業活動の効率化につなげられます。営業活動時に重要となる案件管理も、SFAの基本的な機能に含まれます。
CRMと比較すると、SFAはより営業活動のサポートに力を入れたツールといえます。そのため、営業担当者が次の商談をスムーズに行うための資料作成のサポートや、商談を成功させるために必要な情報のピックアップなどが可能です。
CRMの案件管理機能が、マーケティングや分析を行いやすいように作られている一方で、SFAは案件ごとのスケジュール管理や進捗状況の確認など、営業担当者の業務効率化や補助に関する機能が中心です。
SES管理ツール「Fairgrit®」
案件管理ツールにはさまざまなものがありますが、それぞれの業界に特化したツールを選ぶことで、より包括的に案件を管理できるでしょう。
例えば、SES業界の場合は、クライアントによって業務のフローや管理方法が異なる場合も多く、一般的なツールでは案件管理に手間も時間もかかります。
そこで導入を検討していただきたいのが、SES管理ツールとして開発された「Fairgrit®」です。Fairgrit®は、案件や要員の管理、勤怠管理、請求管理などの自動化により、管理の手間と時間を削減できるツールです。
例えば、要員提案はFairgrit®から取引先企業へ一斉配信でき、提案されたは案件はFairgrit®が自動で取り込み、進捗状況もステータスで管理できるため、営業担当者はそういった作業に時間をとられることなく、本来の業務に集中できます。
さらに、エンジニアの労働環境の管理として、勤怠不良や超過労働などの可能性がある人を自動でリストアップしてくれるため、トラブルを防ぐことも可能です。勤怠管理だけでなくメンタル管理までできるのも、Fairgrit®の特徴のひとつです。
案件管理はExcel以外のツールも検討してみよう
企業での案件管理は、業種やその業務内容によって適切な管理方法が異なります。Excelを使用した管理は手軽に始められますが、手間がかかる場面や使い勝手の悪さが出てくる場合もあります。
案件管理のための専用ツールも多く開発されているので、用途に合わせて最適なツールを選びましょう。
Fairgrit®メディア編集部です。
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