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メールでのコミュニケーション術

気軽だけれど気を遣う『メール』

メールは距離や時間を意識せずにコミュニケーションが取れますので、電話や直接対話するより気軽にできますよね。その反面、ちょっとした言葉遣いで印象ががらりとかわりますし、相手の反応がすぐには分からなかったりもします。

状況によっては人間関係に強い影響を与えてしまうなど、気軽でありながら気を遣うべきポイントも多々あります。

ということで、今回はメールを書くときの『コツ』をまとめてみました。

メールにまつわる3つのポイント

メールを使いこなしたいあなたが意識すべきポイントは、下記の3つです。

  • 短く書く
  • 見やすく/わかりやすく書く
  • 指摘をしない

それぞれについて、細かくお話をしていきましょう。

短く書く

最初のポイントは、『短く書く』ということ。

ついつい長々と書いてしまいがちですが、本当に伝えたいことが埋もれてしまいがちになります。結果、受け手に伝わらないメールとなってしまいます。

特に、仕事ができる多忙な方は、『短く書く』ということを徹底しています。

現にそのような方とメールで連絡を取り合うと、『簡単なご挨拶と要件のみ』というシンプルな文面になっていることがほとんどです。

私もその点は意識しており、自分から送るメールは『要件のみ』とものすごく短いです。受け手との共感度が高い場合1)普段のコミュニケーションを通じて、共通の認識がしっかりと築かれている状態は、無駄のないやりとりができ非常に効率的かつ効果的ですね。

見やすく/わかりやすく書く

逆に、受け手との共感度が低いときには、気をつけることがたくさんあります。例えば、部下から上司。上司から部下。営業からお客様に投げる場合などが該当しますね。

このようなケースの場合、『受け手にとって、読みやすいものになっているのか』という視点が重要です。

具体例を見てみましょう。

お世話になっております。グローションズの池口です。
先日御社をご訪問させていただいた際にお話しさせていただいた新製品「GhostComm」の説明会の件のご連絡です。
来週の月曜の午前か水曜の午後のご都合はいかがでしょうか?
私と秘書の有奈とトップセールスマンの島田で訪問させていだたきます。
大変お手数でございますが会議室とプロジェクターの準備をお願いいたします。
ではご連絡お待ちしております。

この文面を見て『見にくいなぁ』と感じませんでしたか?

この文面は

× だらだらと説明が続く
× 改行がない
× 結論がどこにあるのかわからない

という『見にくくする要素』がすべて含まれているので、読みにくく伝わりにくいものになってしまっています。まさに、『デキない人のメール』といった感じですね。

反面、『デキる人のメール』のサンプルを見てみましょう。

エーグローの井川です。

先日、御社でのミーティングの際にお話しさせていただいた、
「自社システム」の説明会の件です。

ご説明にあたり御社に伺いたく存じますが、下記日程のご都合はいかがでしょうか?

・6月11日(月) AM
・6月13日(水) PM

当日は、私に加えて下記の2名(計3名)が伺います。

絵坂(エヴァンジェリスト)
塚多(秘書)

お手数をおかけいたしまして恐縮ではございますが、
当日は『会議室』ならびに『プロジェクター』をご準備いただければ幸いです。

まずは、ご都合をお聞かせ願えればと思います。
ご連絡、お待ちいたしております。

いかがでしょうか?

この文面には、

○ 言葉が簡潔
○ 改行や箇条書きをつかう
○ 結論が最初に書いてある

という配慮がなされています。同じことを書いているはずなのですが、見やすさは段違いではないでしょうか。

必ずしも短ければ良いというわけではありません。長いメールでもわかりやすく伝える術はあるのです。

指摘をしない

普通にやってしまいがちですが、避けた方が良いのが『メールでの指摘』。特に上司から部下への指摘をメールでするのは、避けた方が無難です。

メールの特性も相まって、上司から送られるメールは『高層ビルの屋上から地上にボールを投げる』ような様相をみせます。軽く投げても剛速球になります。受け手としても、それを受け取るのは大変なことです。

普通のメールでもそうなのですから、指摘のメールであれば言わずもがな。メールの使い処を見極めるのも大切です。

ちなみに当社の管理職メンバーには、『メールでの指摘(特にダメだし)は原則禁止』を徹底しています。メールよりも直接対話を重視しています。

相手の立場で

コミュニケーションはキャッチボールです。

数ある手段の中でも、『メール』というツールはカジュアルであるけれどシビアな面もあります。

受け手の立場に立ったコミュニケーションを意識しましょう。

注訳   [ + ]

1. 普段のコミュニケーションを通じて、共通の認識がしっかりと築かれている状態

河井 智也

河井 智也

Javaエンジニアとして2つのITベンチャー企業でキャリアを積む。
2013年2月、貿易商社に入社し、グループ会社の立ち上げに携わる。

2013年6月から同社の代表取締役に就任。
独自に編み出した『スカウト採用』を用いて、3年間で従業員1名から70名に拡大させる。

2016年4月に独立のため退任し、同年5月に株式会社エージェントグローを設立。
創業1年半で100名以上のエンジニアを採用し、会社は急成長。
面接実施人数は1500名以上、応募者の内定承諾率は80%を超えている。

「中小企業で働くITエンジニアの労働環境を変える」をミッションに掲げ、報酬・賞与の透明化と適正化、エンジニアに案件参画の決定権を与えるなどミッション実現に向けて取り組んでいる。

趣味は読書。ビジネス書を中心に2600冊以上を読破。

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