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仕事ができる人の3つの報告テクニック

『量』の次は『質』

前回、『仕事ができる人の『報告』』と題して、『上司に聞かれる前に報告する』という主旨のお話をしました。

前回は『量』にフォーカスを当てたお話でしたが、今回は『質』に目を向けてみましょう。

3つのテクニック

上司にもよりますが、基本的には『量が質を生む』姿勢で臨むのが吉です。とはいえ、何も考えずに『報告』していては『質』を高めることは困難でしょう。

そこで重要になってくるのが、『報告の仕方』。ほんの少し意識するだけで、劇的な効果が見込めます。

『報告』に関してはさまざまなテクニックがありますが、私が普段使っている『3つのテクニック』というものがあります。

それは次のようなものです。

  1. コンパクトに切り出す
  2. 自分の意見を添える
  3. 先に結論を述べる

この『3つのテクニック』について、順番に解説していきましょう。

コンパクトに切り出す

まずは、要件と所要時間を述べてから『報告』を始めましょう。例えば、次のようなイメージです。

[Best!]
部長!○○の件についてのお話なのですが、○分だけお時間いただけますか?

このセリフは便利ですので、一度使ってみてください。

自分の意見を添える

単純な『報告』では、単なる事実の提示に留まってしまうこともしばしばです。例えばこんな感じですね。

[Better]
部長!○○の件ですが、△△という状況になっています。どうしましょうか?

『最低限の報告』という意味では用をなしているかもしれませんが、

  • どうすればよいか
  • どんな対応策があるのか
  • どの対応策がベストか

といったものを、上司自身が考える必要があります。

この『報告』に『念押し型』というプラスアルファのエッセンスを加えることで、さらに良い『報告』になります。

つまりは、報告者自身が『どんな対応策があるのか』、『その中でなにがベストなのか』、『なぜそれがベストなのか』という点をまとめて報告するということです。

[Best!]
部長!○○の件ですが、△△という状況になっています。

この対応策として、A、B、Cの3つの案があります。その中からB案で行く予定です。
理由は◇◇です。

この方向で進めますがよろしいでしょうか。

報告を受ける側の立場からしたら、どちらが良いと感じるか。一目瞭然ですね。

先に結論を述べる

慣れない方は、ついつい『前提』を説明しがちになります。

[Better]
それは、△△が◎◎なので、◇◇です。

上司が知りたいことは、『△△が◎◎なので』の部分ではありません。『結論』の部分です。ですから、先にその結論の部分を述べましょう。

[Best!]
それは、◇◇です。

もし、結論だけで足りなければ、上司は必ず再度質問をしてくれます。その質問に対して答えていけば良いのです。

その時も『結論で答える』ということをお忘れなく。

たかが『報告』、されど『報告』

実体験を振り返ってみても、部下のレベルに応じて『報告』の『質』は大きく異なります。

たとえば、まだ未熟な部下の場合。結論にたどり着くまでに長々と話を聞かなければなりません。

優秀な部下の場合。まず結論を話してくれます。それに加えて、悪い事ほど先に報告してきます。

さらにもっと優秀な部下の場合。まず結論と事実だけを報告してくれます。もしも私が求めたならば、そのとき初めて自分の考えを述べてくれます。それだけではなく、対応策も合わせて持っているのが常です。

今回ご紹介した『3つのテクニック』は、誰でもすぐに活用できるものです。

普段なにも考えずにしてしまいがちな『報告』ですが、ちょっと意識するだけで大きく変わってきます。『報告』の『質』をアップして、あなたの仕事の『質』も高めてみてください。

河井 智也

河井 智也

Javaエンジニアとして2つのITベンチャー企業でキャリアを積む。
2013年2月、貿易商社に入社し、グループ会社の立ち上げに携わる。

2013年6月から同社の代表取締役に就任。
独自に編み出した『スカウト採用』を用いて、3年間で従業員1名から70名に拡大させる。

2016年4月に独立のため退任し、同年5月に株式会社エージェントグローを設立。
創業1年半で100名以上のエンジニアを採用し、会社は急成長。
面接実施人数は1500名以上、応募者の内定承諾率は80%を超えている。

「中小企業で働くITエンジニアの労働環境を変える」をミッションに掲げ、報酬・賞与の透明化と適正化、エンジニアに案件参画の決定権を与えるなどミッション実現に向けて取り組んでいる。

趣味は読書。ビジネス書を中心に2600冊以上を読破。

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